Hur man genomför en effektiv konferens

I den vetenskapliga och affärsmiljön är konferensen ett av de mest effektiva sätten att kommunicera på. En sådan händelse låter dig sammanfatta den samlade erfarenheten i ämnen av intresse, bekanta dig med nyutvecklingen i branschen, skapa intressanta relationer. Som regel är en konferens i stor skala och kräver därför noggrann förberedelse.

Du kommer att behöva

• - lokaler;

• - mikrofon;

• - videoprojektor;

• - pappersvaror;

• - vatten och snacks.

Bruksanvisning

1

Gör en konferensplan. Det bör innehålla mål och mål, ett schema med rapporter, antalet deltagare, nödvändigt material och tekniska resurser, en uppskattning för evenemanget.

2

Bestäm plats och tid för konferensen. Välj ett rymligt rum som rymmer ett stort antal gäster. Ta reda på i förväg om det är möjligt att ansluta nödvändig utrustning i detta rum. När det gäller tiden, se till att ta hänsyn till deltagarnas intressen och anställning. Till exempel kan en studentkonferens, planerad på fredagskväll, orsaka en extremt negativ inställning, eftersom unga människor är vana att vila eller åka hem just nu.

3

Lär dig i detalj ämnet för konferensen. Detta är nödvändigt för att fastställa rapporternas relevans och vetenskapliga betydelse. För att göra konferensen dynamisk och inte tråkig, tänk på skarpa, lite studerade och kontroversiella frågor. Bjud in talare att formulera sina åsikter om utvalda frågor.

4

Skapa ett schema för högtalarpresentationer. Tilldela 30-40% av tiden för själva rapporterna och äg resten till diskussion. Det är en livlig och intressant debatt som gör konferensen effektiv. Utarbeta en föreskrift på ett sådant sätt att ett problem logiskt flyter in i nästa och blir föremål för diskussion.

5

Ta hand om materialet och den tekniska basen. Du kanske behöver en interaktiv whiteboard, en projektor med en skärm, en dator, en mikrofon, ett blädderblock med avrivningsark, brevpapper. Kontrollera i förväg ljudet, driften av videoutrustningen när du förbereder dig för konferensen. Lägg upp mapparna med planen för evenemanget och de viktigaste abstrakterna av rapporterna på borden för deltagarna.

6

Meddela deltagare och gäster på konferensen om det kommande evenemanget. Högtalare måste genomgå ett obligatoriskt förregistreringsförfarande. Om konferensen är tillräckligt stor, glöm inte att bjuda in representanter för pressen och fotografer.

Användbara råd

Om konferensen varar tillräckligt länge, tänk på drycker och mat. Du kan lägga vattenflaskor på bordet för varje deltagare. Under pausen kan gästerna njuta av varma drycker och snacks i bufféstil.